Connecting documents, processes and people

Clienti

Au avut incredere in noi:

logo Carrefour

In cei 40 de ani de existenta, Carrefour a devenit una dintre cele mai de succes companii de distributie din lume. Pe piata romanesca este prezent din 2001.

Dematerializarea facturilor fizice

 Context

  • Doua fluxuri paralele: facturi electronice si pe hartie
  • Productivitate scazuta in procesul de dubla verificare: facturi electronice vs. facturi hartie
  • Multe facturi hartie, calitate slaba

 Solutia noastra

  • Proces nou automatizat
  • Solutie mixta – externalizarea capturii documentelor
  • Suport pentru managementul schimbarii

Rezultate

  • Reducerea costurilor
  • O monitorizare mai buna a furnizorilor
  • Eliminarea unui intreg flux de hartie, avand un impact pozitiv asupra companiei

Una din componentele esentiale ale initiativei noastre de refacere a procesului de control al facturilor furnizor a fost proiectul de dematerializare – scanarea si extragerea informatiilor utile din facturile fizice pentru a fi introduse in sistemul de informatii Carrefour. Expertii DocProcess au definit impreuna cu noi procesul de dematerializare si ne-au consiliat in vederea alegerii scenariului optim. Impreuna cu ei am organizat apelul de oferta pentru gasirea operatorului de dematerializare, dupa care ne-au acompaniat in toate fazele proiectului pana la punerea in productie. Suntem foarte multumiti de rezultate. Pentru noi DocProcess este un partener de incredere.

– Adela Florean Director Accounting Reporting Consolidation

Proiect Reorganizarea arhivelor fiscale

Context

  • Spatiu de stocare la final de contract de inchiriere
  • Necesitatea unui inventar, a unei evaluari si a unei clasificari documentare
  • Nevoia de a avea un software de gestiune a arhivei

Solutia noastra

  • Organizarea evaluarii, clasificarii si inventarului
  • Suport penntru relocare
  • Suport metodologic si oferirea de software pentru managementul depozitului

Rezultate

  • Imbunatatirea proceselor de cautare si regasire a documentelor
  • Conformitate cu reglementarile nationale in domeniu
  • Utilizare mai buna a spatiului si resurselor

Aveam nevoie de cineva care sa evalueze situatia existenta si sa ne conceapa solutii de arhivare conforme cu legislatia in vigoare si eficiente. Cei de la DocProcess ne-au ajutat cu expertiza lor in reorgarnizarea arhivelor si dotarea cu instrumente de gestiune moderne. Astazi, gratie aportului lor, avem un serviciu de arhivare corespunzator cu cerintele legale si in pas cu dinamismul companiei noastre.

– Adela Florean Director Accounting Reporting Consolidation


logo Cora

Hipermarketurile Cora sunt parte a Louis Delhaize Group, ce colaboreaza cu companii din domeniul distributiei de produse cunoscute ca branduri de inalta calitate. Hipermarketurile Cora sunt prezente in Antile, Guiana Franceza, Belgia, Ungaria, Luxemburg si Romania.

Automatizarea procesului de prelucrare a facturilor furnizor

Context

  • Numar foarte mare de facturi in format hartie, uneori de calitate slaba
  • Mediu SAP
  • Productivitate scazuta, costuri mari de prelucrare

Solutia noastra

  • Proces nou automatizat
  • Solutie mixta – externalizarea capturii documentelor si utilizarea unei aplicatii de automatizare a controlului facturilor integrata cu SAP
  • Suport pentru managementul schimbarii

Rezultate

  • Marje de profit imbunatatite
  • Reducerea costurilor de prelucrare
  • O mai buna monitorizare a furnizorilor
  • Anularea unui intreg flux de prelucrare a documentelor hartie cu efect pozitiv asupra intregii organizatii

Obiectivele noastre au fost de a consolida controlul asupra facturilor furnizor prin cresterea calitatii si cantitatii de informatii disponibile si de a reduce simultan timpul si costurile de prelucrare. Echipa DocProcess ne-a acompaniat de la inceputul proiectului cu disponibilitatea si pretiosul sau know-how. Ne-au ajutat sa avem o imagine clara a situatiei existente, au propus mai multe scenarii si ne-au oferit suportul necesar pentru a selectiona si a implementa solutia aleasa. Echipele noastre au conlucrat pentru reorganizarea activitatilor si optimizare pe parcursul etapei pilot. Astazi, pe langa productivitatea sporita si consolidarea controlului intern, ne bucuram de simplificarea gestiunii litigiilor, ceea ce este un castig atat pentru noi cat si pentru furnizorii nostri.

– Serge Monnerat CFO


Automatizarea prelucrarii tichetelor valorice

Context

  • Cateva mii de tichete pe zi si pe magazin, ce trebuiau sortate, numarat si livrare emitatorilor
  • Operatii manuale cu productivitate scazuta
  • Mult spatiu ocupat in magazine

Solutia noastra

  • Proces nou, aurtomatizat
  • Centralizarea intr-un loc special amenajat dintr-un singur magazin din Bucuresti
  • Achizitionarea unui dispozitiv de sortare si numarare de inalta productivitate

Rezultate

  • Reducerea timpului intre primirea si rambursarea tichetelor la aproximativ jumatate
  • Cash imbunatatit
  • Productivitate imbunatatita
  • O utilizare mai buna a spatiului si resurselor in magazine

Clientii nostri folosesc adesea tichete la cumparaturi. Această metoda de plata presupunea fluxuri de materiale insemnate si probleme de spatiu de stocare in fiecare magazin. Prelucrarea (sortarea, numararea si expedierea catre emitatoari) solicita multa munca. Perioada de rambursare, masurata de la momentul colectarii pana la plata era semnificativa. Specialistii DocProcess au propus o revizuire a procesului, de la inceput pana la sfarsit, cu centralizarea si automatizarea operatiunilor utilizand o masina de mare capacitate si un software specializat. Cu această solutie timpul mediu pana la rambursare s-a injumatatit, iar personalul si spatiul din magazine sunt mai bine utilizate. Avem o trasabilitate superioara a activitatilor si beneficiem de mai multe informatii despre intregul proces.

– Serge Monnerat CFO


logo Petrom

Cu activitati in sectoarele Explorare si Productie, Rafinare, Marketing, Gaze si Energie, Petrom este cel mai mare producator de titei si gaze din Europa de Sud Est.

Proiect Reorganizarea arhivei corporate

Context

  • Un mare volum de documente stocate in mai mult de 100 locuri din tara
  • Multe politici diferite referitoare la managementul informatiilor (scheme de clasificare, perioade de pastrare, inventare)
  • Lipsa suportului IT
  • Reorganizarea companiei – active in curs de vanzare, multe unitati trebuind eliberate cat de curand posibil

Solutia noastra

Un proiect cu durata de 4 ani impartit in mai multe subproiecte:

  • Arhiva Corporate – o arhitectura noua
  • Arhiva Corporate – procese si politici
  • Arhiva Corporate – Business Classification Scheme si set de metadate
  • Arhiva Corporate – servicii de captura si imprimare
  • Arhiva Corporate – implementare Records Management (Documentum RM)
  • Arhiva Corporate – vocabular controlat
  • Arhiva Corporate – recrutare si formare personal
  • Arhiva Corporate – Rollout

Rezultate

  • Structura centralizata
  • Politici de conducere a activitatilor de arhivare
  • Suport modern de IT
  • Organizare ca furnizor intern de servicii specializate

logo altares Companie franceza specializata in livrarea de informatii business.

Portarea unei aplicatii existente pe o noua platforma tehnica

Context

  • Aplicatie existenta pentru AS400
  • Arhitectura noua bazata de j2ee – Jupiter
  • Cerinta client: portare cu aceeasi functionalitate si organizare vizuala
  • Timp foarte scurt de livrare

Solutia noastra

  • Utilizarea unei organizari a proiectului inspirata din metoda RAD
  • Utilizarea unui set de instrumente ce faciliteaza lucrul colaborativ al echipelor din Bucuresti si Regiunea Pariziana

Rezultate

  • Livrarea aplicatiei respectand absolut toate cerintele clientului (termene, calitate etc)